PPID Desa: Kewajiban Keterbukaan Informasi Publik dan Cara Menjalankannya

Warga berhak tahu bagaimana desanya dikelola: berapa anggaran pembangunan jalan, siapa saja penerima bantuan, atau kapan musyawarah desa digelar. Hak ini dijamin undang-undang, dan pemerintah desa wajib melayaninya. Di sinilah peran pengelola informasi desa.

Artikel ini menjelaskan apa itu PPID desa, dasar hukumnya, jenis informasi yang harus disediakan, batas waktu melayani permohonan, dan cara menjalankannya dengan bantuan website desa.

Apa itu PPID desa

PPID adalah singkatan dari Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi. Pejabat ini bertanggung jawab menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan, dan melayani informasi publik di sebuah badan publik. Di tingkat desa, PPID ditunjuk oleh kepala desa. Dalam praktiknya tugas ini sering diberikan kepada sekretaris desa, dibantu operator website.

Dasar hukum PPID desa

• Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) menetapkan hak setiap orang untuk memperoleh informasi publik dan kewajiban badan publik untuk menyediakannya.

• Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2018 tentang Standar Layanan Informasi Publik Desa mengatur secara khusus bagaimana pemerintah desa melayani informasi publik, termasuk penunjukan PPID desa.

• Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa menegaskan keterbukaan sebagai asas penyelenggaraan pemerintahan desa.

Empat jenis informasi publik

UU KIP membagi informasi publik ke dalam empat kelompok:

1. Informasi yang wajib diumumkan secara berkala, misalnya profil pemerintah desa, ringkasan program dan kegiatan, serta laporan keuangan termasuk APBDes dan realisasinya.

2. Informasi yang wajib diumumkan serta-merta, yaitu informasi yang menyangkut keselamatan orang banyak, seperti peringatan bencana atau wabah.

3. Informasi yang wajib tersedia setiap saat, misalnya peraturan desa, keputusan kepala desa, dan daftar informasi publik.

4. Informasi yang dikecualikan, misalnya data pribadi warga yang dilindungi undang-undang.

Batas waktu melayani permohonan informasi

UU KIP menetapkan tenggat yang jelas. Badan publik wajib memberikan pemberitahuan tertulis atas permohonan informasi paling lambat 10 hari kerja sejak permohonan diterima, dan dapat memperpanjang paling lambat 7 hari kerja dengan pemberitahuan tertulis disertai alasannya.

Bila pemohon tidak puas, misalnya permohonan ditolak atau tidak ditanggapi, pemohon dapat mengajukan keberatan kepada atasan PPID. Bila keberatan juga tidak menyelesaikan masalah, pemohon dapat mengajukan penyelesaian sengketa ke Komisi Informasi.

Langkah membentuk PPID desa

Bila desa belum memiliki PPID, mulailah dengan langkah-langkah berikut:

1. Terbitkan keputusan kepala desa tentang penunjukan PPID desa, beserta pembagian tugas dan atasan PPID.

2. Susun Daftar Informasi Publik dengan mendata dokumen yang dimiliki desa dan menggolongkannya ke dalam empat jenis informasi di atas.

3. Tetapkan informasi yang dikecualikan melalui uji konsekuensi, misalnya data pribadi warga, agar petugas tidak ragu saat menolak permintaan yang memang dilindungi.

4. Sediakan sarana layanan: meja layanan di kantor desa, formulir permohonan, buku register, serta formulir online di website desa.

5. Umumkan prosedurnya di website dan papan pengumuman: cara mengajukan permohonan, tenggat jawaban, dan cara mengajukan keberatan.

6. Buat laporan tahunan layanan informasi publik, berisi jumlah permohonan, yang dipenuhi, yang ditolak beserta alasannya, dan waktu rata-rata penyelesaian.

Menjalankan PPID desa lewat website

Website desa membuat tugas PPID jauh lebih ringan:

• Umumkan informasi berkala di website. Semakin banyak informasi yang sudah tersedia, semakin sedikit permohonan yang perlu dilayani satu per satu.

• Sediakan formulir permohonan online. Setiap permohonan tercatat dengan tanggal, sehingga tenggat 10 hari kerja mudah dipantau.

• Tampilkan status permohonan. Pemohon dapat memantau perkembangan permohonannya tanpa harus datang ke kantor desa.

• Arsipkan jawaban. Jawaban atas permohonan yang sering muncul bisa dijadikan informasi publik yang diumumkan.

Simping menyediakan layanan PPID dan pengaduan dalam satu tempat, lengkap dengan pengingat tenggat. Penjelasan fiturnya ada di halaman pengaduan & PPID desa.

PPID dan pengaduan warga

Permohonan informasi berbeda dengan pengaduan. Permohonan informasi meminta data atau dokumen, sedangkan pengaduan menyampaikan keluhan atas pelayanan atau masalah di desa. Keduanya sebaiknya punya jalur yang jelas di website desa, sama-sama tercatat, dan sama-sama dijawab dalam waktu yang wajar.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah desa kecil juga wajib punya PPID?

Ya. Kewajiban keterbukaan informasi berlaku untuk seluruh pemerintah desa sebagai badan publik, tanpa memandang ukuran desa.

Apakah data penerima bantuan termasuk informasi publik?

Nama penerima dan jenis bantuan umumnya dapat diumumkan agar penyaluran bisa diawasi warga. Namun data pribadi seperti nomor identitas dan alamat lengkap harus dilindungi dan tidak ditampilkan di halaman publik.

Bolehkah desa memungut biaya untuk salinan informasi?

Informasi publik pada dasarnya diberikan secara cepat, tepat waktu, dan dengan biaya ringan. Bila pemohon meminta salinan cetak dalam jumlah banyak, biaya penggandaan yang wajar boleh dibebankan, tetapi informasi yang sudah diumumkan di website cukup ditunjukkan alamatnya tanpa biaya apa pun.

Siapa yang mengawasi pelaksanaan PPID desa?

Atasan PPID, yaitu kepala desa, bertanggung jawab atas pelaksanaannya. Sengketa informasi diselesaikan oleh Komisi Informasi sesuai wilayahnya. Informasi tentang Komisi Informasi Pusat dan provinsi tersedia di situs Komisi Informasi.

Kesimpulan

PPID desa bukan sekadar formalitas. PPID adalah cara pemerintah desa menunjukkan bahwa tidak ada yang ditutupi. Umumkan informasi berkala di website, catat setiap permohonan, dan jawab dalam tenggat yang ditentukan. Dengan bantuan website desa, kewajiban ini bisa dijalankan dengan rapi tanpa menambah banyak pekerjaan.

Lihat fitur pengaduan & PPID